POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA ORGANIZACIÓN PARA LA EXCELENCIA DE LA SALUD con NIT. 800.156.212-7, que en adelante y para efectos de este aviso se denominará La OES.

El domicilio social de La OES está ubicado en la Carrera 11 A N° 94-76 oficina 201 en la ciudad de Bogotá D.C. y tiene dispuestos como canales de contacto con sus clientes y usuarios, además de las comunicaciones escritas dirigidas a su domicilio, la página web www.oes.org.co, el PBX (1) 6161794 y, los correos electrónicos de dominio oes.org.co.

1. Ubicación

El domicilio social de La OES está ubicado en la Carrera 11 A N° 94-76 oficina 201 en la ciudad de Bogotá D.C. y tiene dispuestos como canales de contacto con sus clientes y usuarios, además de las comunicaciones escritas dirigidas a su domicilio, la página web www.oes.org.com, el PBX (1) 6161794 y, los correos electrónicos de dominio oes.org.co

2. Datos administrados por la compañía

La OES ha identificado las bases de datos que administra y así lo ha indicado en este Aviso de Privacidad.

La OES en desarrollo de su objeto social y para la correcta administración de información sobre suscriptores de revista, usuarios de biblioteca, participantes del Foro Internacional, usuarios del portal web, usuarios de sistemas de información (SIREA, SIRIC, etc.), estudiantes presenciales y virtuales, proveedores, demás usuarios y colaboradores.

3. Aceptación de la política de Privacidad.

La aceptación expresa de esta política de privacidad, del tratamiento de la información y de los datos personales, establecida por La OES y en los términos aquí expuestos ocurre cuando el cliente, proveedor, empleado y terceros de manera libre y voluntaria proporciona sus datos personales a las personas de mercadeo, directores y asistentes de proyectos, al área administrativa o financiera en: Formularios físicos o electrónicos, en la página web www.oes.org.co  en la sección contáctenos o por medio de nuestro PBX 6161794 en Bogotá, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

En el caso de las bases de datos obtenidas antes de la entrada en vigencia de la ley 1581 de 2012, se dará aplicación a lo establecido en el Art. 10 del Dec. 1377 de 2013 al aceptar esta política de tratamiento de datos, cada uno de nuestros clientes o usuarios y empleados en su calidad de titulares de la información y de los datos personales recolectados; autorizan previa, libre y expresamente a que La OES realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, procesamiento y supresión de los mismos.

Por ello, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Por disposición legal, La OES se abstiene de recolectar información de cualquier tipo proveniente de menores de edad, o datos sensibles de sus asociados de negocio, tal y como lo dispone la Ley 1581 de 2013.

4. Finalidades del tratamiento de datos.

Las finalidades del Tratamiento de datos personales suministrados por nuestros clientes y usuarios tales como teléfono, dirección, correo electrónico, celular, son específicamente para mantener los lazos académicos, de acompañamiento y de comercialización de nuestros productos y servicios.

Así mismo, los datos personales suministrados que no tengan el carácter de “sensibles”, se utilizarán para el desarrollo de actividades de conocimiento del perfil comercial del cliente o usuario, el desarrollo de campañas comerciales, publicitarias, y de marketing, relacionadas con productos y servicios de La OES y para el desarrollo de productos y servicios que puedan complementar o enriquecer la oferta a los usuarios.

Igualmente se podrán compartir con Aliados afines a los servicios que presta La OES, con el fin de mejorar el portafolio de servicios y productos disponibles para los usuarios. Estos Aliados serán dados a conocer de manera oportuna bien sea a través de la página web o correo electrónico.

En desarrollo de su objeto social, de los contratos de trabajo suscritos con sus trabajadores, del mantenimiento de vínculos comerciales y del cumplimiento de órdenes de autoridades judiciales y/o administrativas, La OES podrá dar tratamiento a los datos personales de los usuarios, de acuerdo con la necesidad del servicio que vaya a prestar, dentro de los cuales están:

• • 1. Organización de Congresos, capacitaciones o Foros
    2. Para proveer servicios y productos requeridos.
    3. Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no con el contratado o adquirido por el Titular.
    4. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular.
    5. Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales.
    6. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos, capacitaciones presenciales o virtuales y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario.
    7. Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel.
    8. Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales
    9. Para mantener y actualizar constantemente bases de datos que generan estadísticas que permiten mejorar los servicios que reciben nuestros clientes.

En general para proveedores
La OES solo solicitará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por La OES, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados, por tanto; una vez verificado este requisito.

En general para empleados
La OES suscribe con sus empleados documento de autorización mediante el cual le explica la finalidad y el alcance de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en relación al tratamiento de los datos personales que se obtengan por parte del empleado como Titular de la Información a través de los vínculos contractuales celebrados entre empleador y trabajador; indicando la finalidad y el uso que se le dará.

4.1 Tratamiento y Finalidades de las bases de datos de candidatos a empleados, empleados, proveedores, potenciales clientes y exclientes:

La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que La OES se forme una opinión sobre las calidades de la persona y pueden ser conservadas para futura plazas que se abran, en el evento en que no sea contratado en la primera oportunidad.

Los datos recolectados de los empleados tienen como finalidad desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos.

En el caso de los Proveedores, personas naturales, de La OES, se busca conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de éstos y desarrollar los contratos de prestación servicios correspondientes. Así como, hacerlos partícipes de actividades o campañas comerciales que puedan resultar de su interés.

Los datos de potenciales clientes y exclientes son datos aportados en su momento por un Titular que no ha formalizado la relación contractual con La OES o que habiéndolo hecho esta ya expiró. En ambos casos se buscará obtener el consentimiento para poder hacer uso de esos datos con el fin de ofrecer de nuevo los servicios que presta La OES.

5. Procedimiento de acceso, consulta y reclamación

• • 1. Derecho de acceso.- El titular podrá acceder en cualquier tiempo a su información personal que es objeto de Tratamiento por parte de La OES, así como las condiciones y generalidades en que se está efectuado. Por tanto, éste podrá: i) conocer la efectiva existencia del Tratamiento a que son sometidos sus datos personales, ii) tener acceso a los datos personales en posesión del responsable, o conocer la finalidad que justifica el Tratamiento.El titular tendrá acceso a los datos personales objeto de Tratamiento por parte de La OES de manera gratuita, previa acreditación de su identidad, por lo menos una vez al mes de conformidad con lo establecido en el Art. 21 del Decreto 1377 de 2013.
    2. La Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización, será Sandra Milena Rubiano, en el correo electrónico datospersonales@oes.org.co y/o en la dirección: Carrera 11 A # 94-76 oficina 201, en la ciudad de Bogotá.
    3. Consultas.- El titular o sus causahabientes, podrán consultar La OES previa solicitud del mismo, la cual será atendida en un plazo máximo de diez (10) hábiles contados a partir de la fecha de recibo. En el evento de no ser posible atender la solicitud en dicho término, se informará al interesado dentro del mismo término, expresando los motivos que dan lugar a la imposibilidad, al igual que la fecha en que se dará respuesta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
    4. Reclamos.- El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o este Manual, podrán presentar un reclamo ante La OES el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
       • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a La OES, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
       • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
       • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
       • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
       • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
    5. Procedimiento presentación de reclamos.- El titular o su representante podrá solicitar a La OES, la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Cuando la solicitud sea formulado por persona distinta del titular y no se acredita que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por La OES y contener como mínimo lo siguiente:
       1. Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
       2. Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante.
       3. Descripción clara y precisa de los datos personales que dan lugar al reclamo.
    6. Rectificación y actualización.- Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.
    7. Supresión.- La supresión de datos personales se realiza mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, no obstante lo cual La OES podrá negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

6. Procedimiento para revocar el consentimiento respecto de las finalidades no indispensables:

Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento exceptuando cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

En el evento en que el titular no desee que su información sea utilizada podrá manifestarlo de manera gratuita mediante comunicación escrita presentada en las oficinas de La OES ubicadas en Bogotá D.C., en el domicilio, Carrera 11A # 94-76 ofc. 201 o a través del correo electrónico: oes@oes.org.co, acreditando su identidad, e indicando en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, esto último cuando sólo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizó el tratamiento, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar, e igualmente debe indicar la información de contacto (dirección física o correo electrónico) en la que desea recibir la confirmación del retiro correspondiente.

7. Calidad y transparencia en el manejo de los datos personales.

La OES., conforme al principio de Veracidad o Calidad, se compromete al tratamiento veraz, completo y comprobable de toda la información que le sea proporcionada, prohibiendo el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.

De igual forma, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Cambios y actualizaciones a esta política

La OES, protegerá los datos personales, confiados, tramitará las solicitudes de los titulares, y garantizará el ejercicio de los derechos de los mismos, conforme a la ley y no hará cambios a su política de privacidad que vayan en detrimento de los derechos de clientes que han proporcionado información personal sin su consentimiento claro y expreso. Se reserva el derecho de modificar o cambiar esta política si es necesario o debido a cambios normativos. Los cambios entran en vigor en el momento que son publicados.